高度の情報漏洩防止機能をもつ文書管理システム、SecureDOCを発売

1. 概要
2. 利用分野・業務
3. システムの特徴
4. 機能詳細
5. 必要なシステム
6. 提供価格

1. 概要

　SecureDOCは、(1)強力なセキュリティの確保、(2)プロジェクト単位の文書管理、(3)メール機能の統合、(4)インターネットを通じた複数拠点の安全な情報共有、という４つの特徴をもつ、全く新しいタイプのハイセキュリティ・プロジェクト文書管理システムです。
　情報の共有とドキュメントの組織的な管理、さらに、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションの改善を通じて、業務の効率化を実現します。
　また、プロジェクト関連情報のセキュリティを飛躍的に高めて、各種の情報リスクから企業・機関を守ります。

2. 利用分野・業務

　主な利用分野は、クライアントの重要な情報を管理する業種や、先端分野の研究開発など、とりわけ高度のセキュリティを要求される分野です。
　従来の文書管理システムは、自治体などの大量の文書を効率的に保管し、管理する目的で開発されたものがほとんどでした。企業の各種プロジェクトでの利用はほとんど考慮されておらず、また、強固なセキュリティを実現したものもありませんでした。
　それに対して、SecureDOCは、新しい視点からこれらの用途で必要とされる機能を見直し、斬新な設計思想に基づいて開発されました。

3. システムの特徴

1) 強力な情報漏洩防止機能

　従来の文書管理システムでは、文書ファイルはそのままの形で（文書.docなど）システム内に保存され、文書管理システムはその所在情報を管理する方式をとるものがほとんどでした。OSの暗号機能や、ディスクの暗号化システムを使用していても、正規のユーザーが使用している間は、パソコンに侵入したウィルス等により文書情報が盗まれる危険があります。
　これに対して、SecureDOCでは、文書ファイル自体がデータベース（DBMS）内に取り込まれ、さらに、DBMS独自の暗号化機能によってデータベースファイルが高度に暗号化されます。
　LAN内の通信も暗号化され、不法なエージェント等による盗聴から保護します。
　文書ファイルは単独のファイルとして存在せず、データベースファイルのなかに保存されるため、文書ファイルの存在を識別することも困難になります。
　正規のユーザーがOSとSecureDOCにログインして文書ファイルを開いた段階で、初めて当該文書ファイルはクライアントPCの作業領域に文書ファイルとして復元されます。文書を更新して閉じれば、それは再びデータベースの中に取り込まれて、文書ファイルは削除されます。
　SecureDOCは、このように二重三重の防護策によって、外部からの侵害に対して文書情報を強力に保護します。
　そのため、OSの暗号による保護が無効になる場合でも、ウィルス等が文書ファイルにアクセスすることは不可能で、データベースファイルの解析に対しても、DBMSの暗号機能がそれを防ぎます。
　出張中に、万一データベースを保存したノートパソコンをまるごと紛失しても、二重の暗号により、文書情報は強固に保護されます。

2) プロジェクトを単位として文書を管理

　SecureDOCは、プロジェクト文書管理のコンセプトにもとづいて開発されました。
　どの文書に対しても、ひとつあるいは複数のプロジェクトが関係付けられます。
　プロジェクトには、それに関与する組織と、これらの組織に属する担当者が登録されます。文書情報にアクセスできるのは、プロジェクトに登録された担当者だけです。
　プロジェクトにユーザーを登録する権限は管理者が持ちます。
　たとえば、この文書に対しては、
　　SecureDOC開発プロジェクト
　　SecureDOC営業プロジェクト
などのプロジェクトが設定されます。
　文書は複数のプロジェクトに登録できるので、経理や特許、法務部門のスタッフも、各プロジェクト内の必要な文書にアクセスできます。
　もちろん、従来の「経理」、「人事」などの組織の部局別にプロジェクトを登録することもできます。
　文書の関連付け、「未読」設定など、情報の共有とコミュニケーションを効率化させるまざまな機能も盛り込みました。
　このように仕組みにより、従来の単純な文書分類の方法より、さらに効率的で実務に適した文書管理が可能になりました。

3) メールクライアント機能を統合

　今日、Ｅメールは、あらゆる機関において、メンバー間のコミュニケーションに極めて重要な役割を果たしています。研究開発プロジェクトでブレークスルーをもたらす新しいアイディアは、しばしばＥメールのやりとりの中で生まれ、送受信されます。システム開発プロジェクトでの仕様変更も、Ｅメールの議論の中で必要性が自覚されることがしばしばです。経理や人事などのセクションでも、メールを使用しない部局はないでしょう。
　しかし、不思議なことに、Ｅメールを他の文書と統合して管理できる文書管理システムは、これまでは存在しませんでした。私たちは、Ｅメールソフトの貧弱な管理機能に縛られて、メールの管理と検索に貴重な時間を空費してきたのです。
　このように重要なＥメール文書が文書管理システムの対象外とされ、プロジェクトの文書管理が分断される事態を、SecureDOCは根本的に解決します。SecureDOCは、Ｅメールの送受信機能をもち、Ｅメール文書を他の文書と共に一括してプロジェクト毎に管理できます。必要に応じて、Ｅメール文書を公開してプロジェクトメンバーと共有することもできます。
　また、Ｅメール文書は個人的管理から外れて、すべて文書管理システムに登録され、送受信の履歴が保存されるため、Ｅメールを巡るセキュリティが飛躍的に向上します。
　プロジェクトに登録されたメンバー以外へのＥメール送信も不可能になり、故意、過失を問わず、メールを通じた情報漏洩を防止します。
　なお、Ｅメールを介して侵入するウィルスに対しては、ウィルス対策ソフトをインストールしてあれば、その保護を受けられます。

4) インターネットを通じた複数拠点の安全な情報共有

　本社と支社、協力会社など、各拠点の文書データベースは、高度に暗号化された同期メールによって情報が同一化され、安全に情報共有を実現できます。
　各拠点は、必ずしもインターネットに常時接続される必要はなく、文書管理サーバーのために固定アドレスのポートを開けておく必要もありません。
　WEBベースによる拠点間の文書共有の場合、同一の文書情報が閲覧のたびにインターネット上を流れます。かといって、SSLを使用するとレスポンスが遅くなります。VPNを使用した場合でも、同一の文書情報が何度もインターネット上を流れることは、決して望ましいことではありません。
　これに対してSecureDOCでは、同一の情報がネット上を流れるのは１回だけで、しかも、同期メッセージは強力な暗号化がなされています。拠点内ではクライアントサーバシステムで文書データベースを共有するので、快適なレスポンスが保証されます。LAN内のデータベースパケットも暗号化されます。
　このようにして、SecureDOCでは、暗号メールによって同期される分散データベースシステムにより、最小限の通信量で、インターネットを通じた複数拠点間の情報共有を安全に実現します。

4. 機能詳細

1) マスター管理機能

　機関マスタ
　パースンマスタ
　プロジェクトマスタ
　製品マスタ

2) 文書の検索機能

　プロジェクト、所有者、文書種別、公開区分（公開、非公開）、重要度、作成日、更新日、タイトル・テキスト内の任意文字列
　関連文書・未処理文書・ゴミ箱を表示

3) 文書に対する操作

　複写、削除、ゴミ箱から削除、削除文書を元に戻す
　関連付けの設定・解除、未処理文書に設定・解除、公開・非公開の設定、一般・秘密文書の設定
　所有者のみ更新可・プロジェクト所属全ユーザ更新可の設定
　原本取り込み、原本を開く、原本を更新する、原本を取り出す
　　原本として扱える文書種別に制限なし

4) メール機能

　自動メールチェック、文書添付、返信、全員に返信、転送
　各ユーザについて複数アカウントの登録、アカウント毎に署名を設定
　送信先はプロジェクト所属パースンに制限
　全送受信文書・添付ファイルはDBに登録

5) システム管理

　データベースの起動、データベースの終了、同期実行、同期後終了、暗号鍵の作成

6) ユーザ管理

　ユーザーの登録、パスワードの変更

5. 必要なシステム

・サーバ
　OS:Windows2000/XP Professional
　CPU:Celeron2GHz以上
　RAM:256MB以上
　DISK:空き容量1GB以上
　　　管理する文書ファイルの容量以上の領域が必要です。
・クライアント
　OS:Windows2000/XP Professional
　CPU:Celeron500MHz以上
　RAM:128MB以上
　DISK:空き容量50MB

6. 提供価格

・基本パッケージ　　　　　　　　300万円
・クライアントライセンス　PC1台　3.5万円

　以上の価格は、データベースライセンス費用と、サーバーインストール・ガイダンスの費用を含みます。（データベースは、SQLAnywhereを使用しています）
　また、支社等の拠点にデータベースサーバーを置いたり、モバイルPCにデータベースをインストールする場合は、それぞれ、データベースのライセンス費用がかかります。

　なお、クライアント数が多い場合は、ボリュームディスカウントの対象になります。

プレスリリース　2004.1.27

この件に関するお問合せは　雪野まで
TEL.03-5767-8720

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最終更新日：2004/02/04　